Pärmen
Glöm aldrig mer ett viktigt dokument.
En digital Pärm med smarta funktioner
Vi har skapat en digital Pärm och precis som med en vanlig pärm så jobbar man med flikar (mappar) men med mycket smartare funktioner.
- Det är lätt att lägga till, ta bort och namnändra flikar och filer.
- Använd flikarna eller ”Sök” när ni ska ta fram ett dokument. Dokumenten är sökbara på innehåll.
- Lägg till en påminnelse på valbart dokument så får ni en notifiering på en specifik dag.
- Arbeta med dokumenten direkt i SharePoint Pärmen eller använd Utforskaren på er dator.
- Kom åt dokumenten var ni än är (dator, mobil, platta eller webben).
Dokumenten skannas in på en Sharp multifunktionsskrivare där man direkt i panelen skriver in all information.
Påminnelser för viktiga dokument
Vi har även tagit fram en smidig lösning för påminnelser valfritt antal dagar framåt i tiden. Hur man får påminnelserna är valbart, t.ex. Kalender, Uppgifter/To-Do och/eller e-post.
Ordning och reda med en flik-/mappstruktur
Skapa en flik-/mappstruktur i SharePoint Pärmen eller i Utforskaren. Strukturen är inte statisk utan kan ändras av er över tid. Utgå från den struktur ni tycker är bäst: Bokstav, Nummer, Årtal eller t.ex. mer specifikt som Personal, Bilar, Försäkringar etc.
På skrivarens panel fyller man i ett namn på ärendet/dokumentet. Flikarna hämtas från er struktur och välj där lämplig flik. Om ni vill ha en påminnelse på dokumentet så välj Ja för påminnelse och välj om hur många dagar påminnelsen ska ske. Skanna därefter dokumentet.
Hantera i SharePoint
Dokumentet hamnar direkt under rätt flik i SharePoint Pärmen (och Utforskaren i datorn), i detta fall under flik A. Om man valt Påminnelse räknas Påminnelsedatum ut automatiskt. Namn, Påminnelse Ja/Nej och Antal dagar för påminnelse går att ändra i SharePoint Pärmen. Det går även att lägga till redan inskannade/digitala dokument i Pärmen.
Beroende på om och vilka Påminnelsefunktioner ni väljer så hamnar dessa med Påminnelsedatumet i en Kalender, i en Uppgift/To-Do lista och/eller som ett e-postmeddelande. Dessa påminnelser ser ni i Outlook på datorn, på mobilen/plattan och på webben. Oberoende av vilken/vilka påminnelser ni väljer så bifogas alltid en direktlänk till dokumentet i påminnelsen.
Exempel detaljerad händelse To-Do (webben) med förfallodatum, påminnelse och direktlänk till dokumentet.
Exempel översikt alla To-Do i Pärmen (webben)
Kontakta oss så berättar vi mer
Vi vill gärna förklara hur Avtalshanteraren fungerar och vilka fördelar den kan ge dig. Kontakta oss så bokar vi tid för ett möte då vi kan bjuda dig på en kopp kaffe och visa Avtalshanteraren för dig. Vi tror du kommer att gilla det du får se.
Joakim Andersson
Säljare Dokumenthantering
Torbjörn Sandberg
Säljare Dokumenthantering
Avtalshanteraren – ytterligare en smart lösning från Sharp Kronoberg
Ett leverantörsavtal som glöms bort och går i automatisk förlängning kan bli kostsamt. Ett kundavtal som glöms bort och automatiskt avslutas, utan att kunden kontaktas innan, kan innebära förlorade intäkter.
Vi har en lösning som gör att du aldrig mer kommer att glömma bort när ett avtal löper ut!